PORTRAIT DU MOIS - Un service administratif pas comme les autres !

Ce mois-ci, ce sont les portes du service administratif que nous vous proposons de pousser. Au-delà des chiffres et des documents, c’est bien l’humain qui compte : travailler dans un ESAT donne du sens à leur travail ! Rencontre avec ces administratifs pas comme les autres.

Quel est votre rôle au sein des Ateliers ?

Au secrétariat de direction, Sandra Gentil s’occupe de tout l’aspect RH et du quotidien : la gestion des absences, des maladies, des congés, des visites médicales, la rédaction des contrats de travail… des usagers et du personnel. Elle gère aussi l’agenda du directeur, les comptes rendus de réunions, les courriers, etc.

Sandrine Camu, une usagère, a rejoint Sandra il y a quelques mois. Elle s’occupe de l’accueil physique et téléphonique et vient en soutien de Sandra dans les tâches administratives. Elle est en charge, par exemple, de l’affranchissement des courriers.

Au niveau de la comptabilité, Sophie Vincent est en charge de la réception, la validation, le contrôle, le traitement et le paiement des factures d’achat. Une fois la boucle de facturation saisie par Sophie, la facture devient une information chiffrée et Nicolas Tordeur entre en piste. Son rôle consiste à analyser les données pour fournir au siège des reporting et situations intermédiaires mensuelles qui constituent des outils d’aide à la décision tant pour la direction de l’établissement que pour la direction générale. Il établit également les arrêtés des comptes, prépare les bilans annuels et participe aux prévisionnels budgétaires annuels et pluriannuels. C’est aussi lui qui paye les salaires !

Petite particularité historique de nos deux comptables : ils sont également au service des Ateliers Magdeleine de Vimont, le deuxième ESAT de l’Institut Don Bosco.

« Nos missions peuvent sembler très différentes mais nous sommes complémentaires. Nous travaillons sans arrêt ensemble » explique Sandra.

« Ici, c’est la relation humaine et la coopération qui comptent, autant entre nous qu’avec les ouvriers et les moniteurs » reprend Sophie.

Justement, quels sont vos liens avec les usagers ?

Sandra est un contact privilégié pour les usagers. « J’ai une relation permanente avec tous les travailleurs » explique-t-elle. « Je ne passe pas une journée, une heure peut-être, sans être en contact avec l’un d’eux : ils savent que mon bureau est ouvert et n’hésitent pas à me solliciter pour des questions sur leurs congés, leurs heures, etc. Il y a aussi une relation plus personnelle : nous nous côtoyons depuis 9 ans alors évidemment, ça créé des liens ! »

L’arrivée de Sandrine est un pas de plus dans le lien entre l’administratif et les usagers. Elle fait pleinement partie du service avec ses propres missions et responsabilités au sein du secrétariat de direction.

Et à la comptabilité, comment se créée la relation ?

« Pour nous la relation est moins évidente, elle demande des efforts et de l’imagination : les usagers ne rentrent pas chez nous comme ils vont voir Sandra » reprend Nicolas.

Moins évidente, mais pas impossible : plusieurs actions sont régulièrement mises en place pour rapprocher la comptabilité des usagers. Plusieurs travailleurs ont ainsi été formés et peuvent venir en renfort de Sophie et Nicolas sur des tâches variées.

« Coralie de l’hôtel vient nous aider sur l’archivage. Cédric de la logistique ou Sébastien de la couture sont toujours partants pour les mises sous plis des lettres de relances, le remplissage des recommandés ou les missions liées au traitement des chèques vacances des clients de l’hôtel » explique Sophie. « Cette aide ponctuelle s’est toujours très bien passée. Ils sont contents de bosser avec nous et c’est réciproque ».

Nos deux comptables font aussi preuve d’imagination pour garder un pied dans la réalité des Ateliers :

« Il y a quelques années, pris par le quotidien, je me suis isolé de ce qui se passait dans les ateliers » se confie Nicolas. « Pour rétablir un lien avec le reste de l’ESAT, j’ai passé une journée à l’atelier confiture. Je me suis imprégné de leur quotidien, j’ai échangé avec eux, j’ai appris à connaître ceux qui étaient arrivés récemment et eux ont appris à me connaître, en travaillant ensemble. Une expérience à renouveler ! ».

« C’est vraiment important dans toutes les entreprises de s’imprégner des métiers, et ici sans doute encore plus car il y a l’aspect humain. Créer des liens, c’est nous permettre de devenir des personnes accessibles aux yeux des usagers et non pas juste « le comptable » » reprend Sophie.

C’est ce qui fait la différence avec une entreprise « classique » ?

« On a des expériences humaines incroyables ici, les retours sont très forts, les relations très saines et très vraies. Quand on égaye la journée de quelqu’un par un « bonjour » ou un compliment, ça égaye aussi nos propres journées ! » explique Sandra.

« Garder un lien avec l’humain dans un poste de comptable, c’est une chance ! Ce lien est essentiel surtout dans une structure de notre taille et avec nos engagements » confirme Nicolas.

« C’est aussi ce qui fait la convivialité des Ateliers et nous enrichit chaque jour » reprend Sophie.

Cette capacité à dépasser chaque jour leurs missions pour avoir un véritable impact humain est ce qui fait leur force. Un service administratif « hors normes » nous direz-vous ? « Être au-delà de notre fonction, c’est la norme ici : on va tous au-delà d’un poste similaire dans une entreprise classique ! » vous répondraient-ils.

Portrait chinois : si votre service était…

• Un animal

Un éléphant ou un loup : un groupe structuré et organisé où les plus forts protègent les plus faibles. Mais avec une touche de caméléon, un animal qui s’adapte à son interlocuteur et à son environnement. 

• Un hashtag

#aidetonprochain

• Un super-héros

Daredevil. Il a une perception très forte et ici c’est important d’aiguiser tous ses sens pour savoir comment réagir, pour s’adapter tout le temps.